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新闻中心
温州为民工程造价咨询有限公司
为民2011-[10]号
关于实施电子文件备份归档与管理规范
为了适应新发展，方便档案查阅，以后归档的文件纸稿外需进行电子文档备份，温州为民工程造价咨询有限公司于2012年1月1日全面实施，特定管理规范，望大家严格遵照执行。
2 电子文件的归档
2.1 归档要求
文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。
2.2 鉴定
2.2.1 电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。
2.2.2 归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见附录A的表A.3）。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
2.2.3 电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。
2.2.4 电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。
2.3 归档时间
逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。
2.4 检测
在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。
2.5 归档
电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。
2.5.1 逻辑归档
将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。
2.5.2 物理归档
2.5.2.1 凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。
2.5.2.2 把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。
2.5.2.3 本标准推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
2.5.2.4 存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。
2.5.2.5 特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。
2.5.2.6 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》（见附录A的表A.4和表A.5）。
归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页（见附录A的表A.4），以件为单位填写续页（见附录A的表A.5）。
2.5.2.7 对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。
2.5.2.8 归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少10年。
2.1 归档要求
文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。
2.2 鉴定
2.2.1 电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。
2.2.2 归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见附录A的表A.3）。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
2.2.3 电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。
2.2.4 电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。
2.3 归档时间
逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。
2.4 检测
在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。
2.5 归档
电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。
2.5.1 逻辑归档
将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。
2.5.2 物理归档
2.5.2.1 凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。
2.5.2.2 把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。
2.5.2.3 本标准推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
2.5.2.4 存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。
2.5.2.5 特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。
2.5.2.6 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》（见附录A的表A.4和表A.5）。
归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页（见附录A的表A.4），以件为单位填写续页（见附录A的表A.5）。
2.5.2.7 对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。
2.5.2.8 归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少10年。
3 归档电子文件的整理
3.1 归档电子文件的整理按DA/T 22规定的要求进行。
3.2 归档电子文件以件为单位整理。
3.3 同一全宗内的电子文件按照年度-保管期限-机构（问题）或保管期限-年度-机构（问题）等分类方案进行分类。
3.4 按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。
3.5 电子文件的著录应参照DA/T 18进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识（参见本标准第5章中列举的责任者、操作者、背景信息、元数据等）。
3.6 将著录结果制成机读目录和纸质目录。
3.1 归档电子文件的整理按DA/T 22规定的要求进行。
3.2 归档电子文件以件为单位整理。
3.3 同一全宗内的电子文件按照年度-保管期限-机构（问题）或保管期限-年度-机构（问题）等分类方案进行分类。
3.4 按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。
3.5 电子文件的著录应参照DA/T 18进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识（参见本标准第5章中列举的责任者、操作者、背景信息、元数据等）。
3.6 将著录结果制成机读目录和纸质目录。
4 归档电子文件的移交、接收与保管
4.1 移交、接收与保管要求
对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。
4.2 移交、接收检验
4.2.1 文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。
4.2.2 检验项目如下：
--载体有无划痕，是否清洁；
--有无病毒；
--核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；
--核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；
--对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见附录A的表A.3）的相应栏目。
4.2.3 档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。
4.3 移交手续
档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见附录A的表A.3）的填写、签字、盖章环节。登记表一式两份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。
4.4 保管要求
归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：
a）归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。
b）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
c）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
d）环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35%～45%。
归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。
4.5 有效性保证
4.5.1 归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工件，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。
4.5.2 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。
4.5.3 对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
4.5.4 档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》（见附录A的表A.6）。
4.6 迁移
随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作并填写《归档电子文件迁移登记表》（见附录A的表A.7）。
4.7 利用
4.7.1 归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。
4.7.2 利用时应使用拷贝件。
4.7.3 利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。
4.7.4 利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。
4.8 归档电子文件的鉴定销毁
4.8.1 归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施。
4.8.2 属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。
4.9 统计
档案保管部门应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
4.1 移交、接收与保管要求
对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。
4.2 移交、接收检验
4.2.1 文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。
4.2.2 检验项目如下：
--载体有无划痕，是否清洁；
--有无病毒；
--核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；
--核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；
--对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。
检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见附录A的表A.3）的相应栏目。
4.2.3 档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。
4.3 移交手续
档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》（见附录A的表A.3）的填写、签字、盖章环节。登记表一式两份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。
4.4 保管要求
归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：
a）归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。
b）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
c）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
d）环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35%～45%。
归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。
4.5 有效性保证
4.5.1 归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工件，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。
4.5.2 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。
4.5.3 对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。
4.5.4 档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》（见附录A的表A.6）。
4.6 迁移
随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作并填写《归档电子文件迁移登记表》（见附录A的表A.7）。
4.7 利用
4.7.1 归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。
4.7.2 利用时应使用拷贝件。
4.7.3 利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。
4.7.4 利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。
4.8 归档电子文件的鉴定销毁
4.8.1 归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施。
4.8.2 属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。
4.9 统计
档案保管部门应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
温州为民工程造价咨询有限公司
2011-6-30
